Information om behandling af dine personoplysninger
Du modtager nærværende oplysningsskrivelse fra Anders Brøndums Velgørende Fond, da fonden er forpligtet til at give dig oplysningerne senest på det tidspunkt, hvor dine personoplysninger indsamles. Underretningsforpligtelsen følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13, da personoplysninger indsamles direkte hos dig.
Den dataansvarliges identitet er Anders Brøndums Velgørende Fond, CVR nr. 14819142, Søndersøparken 17 B, 2. 3., 8800 Viborg.
Fonden kan kontaktes pr. e-mail: nes@ab-velgfond.dk, såfremt der er nogle spørgsmål til behandlingen, eller såfremt du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.
Formålet med behandlingen
Behandlingen af dine personoplysninger sker ud fra følgende formål:
Formålet med behandling af dine personoplysninger er at vurdere, om din ansøgning kan modtage støtte fra fondens midler. I den henseende yder fonden primært støtte til forskønnelse af arealer og bygninger og til kultur- og sportsfaciliteter i Viborg kommune. Sekundært yder fonden støtte til personer eller organisationer, der arbejder for et bedre miljø i Viborg.
Fonden anvender dermed konkret dine personoplysninger til følgende formål:
Med henblik på at vurdere, om du har indsendt de påkrævede oplysninger for at komme i betragtning til at modtage støtte.
Med henblik på at vurdere din ansøgning i forbindelse med eventuelt at opnå støtteudbetaling fra fonden.
Med henblik på at træffe beslutning om enten afslag eller tilsagn.
Med henblik på at foretage udbetaling af støtte, hvis der gives tilsagn.
Med henblik på at besvare dine henvendelser samt kommunikere med dig.
Fonden behandler dine almindelige personoplysninger, såsom kontaktoplysninger, herunder navn, e-mail, adresse og telefonnummer, bankoplysninger, såsom navn på pengeinstitut, registreringsnummer samt kontonummer, beskrivelse af formål og baggrund for ansøgningen, samt hvad der søges støtte til, ønsket støttebeløb samt oplysninger om årsindtægt samt andre relevante oplysninger, herunder tredjemandserklæringer, cv mv.
Behandlingen af dine almindelige personoplysninger foretages på baggrund af fondens saglige interesse, der kan tillægges større vægt end din modgående interesse, det vil sige, at fonden kan behandle dine personoplysninger ud fra en interesseafvejning, hvilket udgør retsgrundlaget for behandlingen i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Fondens saglige interesse udgør dets mulighed for at vurdere din ansøgning i forhold til fondens formål samt have muligheden for at kontakte dig, herunder såfremt fonden ønsker yderligere oplysninger tilsendt. Disse saglige interesser overstiger din interesse, da behandlingen er påregnelig for dig som følge af, at du selv har ansøgt om tildeling af et støttebeløb.
Såfremt du modtager tilsagn om et støttebeløb, vil fonden behandle dine førnævnte almindelige personoplysninger med henblik på at opfylde en kontraktforpligtelse, overholde en retlig forpligtelse, som fonden er pålagt, såsom lovpligtige indberetninger til SKAT samt lovpligtig opbevaring af regnskabs- og bogføringsmateriale samt fondens forfølgelse af saglige interesser, såsom at kunne behandle din ansøgning om støtte.
Fondens grundlag for at behandle dine personoplysninger sker dermed i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig af hensyn til at opfylde en kontrakt), c (nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse) og f (fondens forfølgelse af en legitim interesse).
Fonden vil tillige behandle dit cpr.nr., hvilket sker til brug for indberetning af eventuelt udbetalte fondsmidler til SKAT, da SKAT kræver dit cpr.nr. Fondens behandling af dit cpr.nr. sker dermed i medfør af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse af cpr.nr. kræves af en offentlig myndighed).
Hvis du i forbindelse med din ansøgning har oplyst sundhedsoplysninger, herunder følsomme helbredsoplysninger, sker fondens behandling af disse med henblik på vurdering af din ansøgning, altså om du kan modtage et støttebeløb, som følge af dit helbred. Fondens behandling af dine sundhedsoplysninger sker på baggrund af dit samtykke i medfør af databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, der henviser til databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke).
Hvem modtager personoplysningerne?
Begrebet modtager defineres i databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 9, som: ”En fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, hvortil oplysningerne meddeles, uanset om der er tale om en tredjemand.”
Dine personoplysninger anvendes i udgangspunktet alene af fonden, hvor behandlingen alene sker med henblik på vurdering af, hvorvidt din ansøgning kan imødekommes samt til fondens dokumentationsmæssige formål.
I tilfældet, hvor din ansøgning om fondsmidler imødekommes, vil dit navn, støttebeløbet samt cpr.nr. blive oplyst til SKAT, da fonden er pålagt at oplyse SKAT omkring eventuelle uddelinger.
I forbindelse med udbetaling vil dit navn, reg.nr. og kontonummer samt støttebeløbet ligeledes oplyses til fondens revisor og bank med henblik på udbetaling af støttebeløbet.
Hvor længe vil dine personoplysninger blive opbevaret?
Dine personoplysninger vil blive opbevaret, indtil det vurderes ikke længere at være nødvendigt af hensyn til det formål, som personoplysningerne er indsamlet til. Det er derfor ikke muligt, at angive et bestemt tidsrum, hvor dine personoplysninger vil blive opbevaret. Dog vil dine personoplysninger ikke blive opbevaret længere end i 10 år, da denne periode udgør den absolutte forældelsesfrist.
Dine personoplysninger, der benyttes til at dokumentere fondens efterlevelse af databeskyttelseslovgivningen, vil opbevares i 5 år, da denne opbevaringsperiode følger af databeskyttelseslovens § 41, stk. 7.
Såfremt din ansøgning imødekommes, vil dine personoplysninger, der indgår i fondens bogføringsmateriale, blive opbevaret i 5 år + løbende regnskabsår, som følge af fondens regnskabs- og bogføringsmæssige forpligtelser, der følger af bogføringslovens § 10, stk. 1.
Fonden vil imidlertid kontinuerlig efterse om opbevaringen af dine personoplysninger fortsat er nødvendigt, hvilket bedømmes ud fra en række kriterier. Kriterierne, der anvendes til at fastlægge tidsrummet, afhænger af kategorien af dine personoplysninger således, at tidsrummet vurderes ud fra den konkrete situation og ud fra de konkrete personoplysninger.
Nogle af de kriterier, der benyttes, er følgende:
Hvorvidt fonden har behov for dokumentation af fx behandlingen eller har et dokumentationsbehov overfor tredjemand, herunder med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, samt dokumentation for overholdelse af databeskyttelse- eller bogføringslovgivningen.
Såfremt opbevaringen af dine personoplysninger er nødvendighed af hensyn til behandlingen samt det formål, hvortil oplysningerne er indsamlet til.
Din interesse for, at dine personoplysninger slettes.
Der vil løbende blive undersøgt, om opbevaringen af dine personoplysninger fortsat er nødvendig for at undgå en unødvendig ophobning af dine data.
Hvad er dine rettigheder?
Fonden vil i medfør af databeskyttelsesforordningens kapitel 3 hermed oplyse dig omkring dine persondataretlige rettigheder, som anført herunder:
Såfremt du vil udøve en eller flere af sine rettigheder, kan rettighedsanmodningen f.eks. fremsendes til fonden på følgende e-mail: nes@ab-velgfond.dk.
Du kan finde yderligere informationer om nedenstående rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som findes på www.datatilsynet.dk.
Din ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som fonden behandler om dig samt en række yderligere obligatoriske oplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 15.
Din ret til berigtigelse (rettelse)
Du har i nogle tilfælde ret til at få berigtiget urigtige oplysninger, som fonden behandler om dig.
Din ret til sletning
Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet personoplysninger, forinden tidspunktet for fondens generelle opbevaringsfrist indtræffer. Fondens generelle opbevaringsfrister fremgår oven for.
Din ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger, som fonden behandler om dig, begrænset.
Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må fonden fremover alene behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Din ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod fondens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Din ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Pligtmæssig information
Hvorvidt du ønsker at ansøge om tildeling af et støttebeløb fra fonden er frivilligt.
Du skal dog være opmærksom på, at såfremt du vælger at ansøge, vil fonden skulle have oplyst en række minimumsoplysninger for, at kunne vurdere din ansøgning. Fonden vil dermed ikke være i stand til at behandle din ansøgning om støtte, ligesom fonden heller ikke vil kunne foretage udbetaling af støtte, såfremt din ansøgning helt eller delvist mangler nogle af de nødvendige oplysninger.
De nødvendige personoplysninger i forbindelse med fondens vurdering af din ansøgning er følgende: kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, e-mail og telefonnummer, beskrivelse af formål og baggrund for ansøgningen samt hvad der søges støtte til, ønsket støttebeløb samt oplysninger om årsindtægt samt andre relevante oplysninger, herunder tredjemandserklæringer, cv samt eventuelle sundhedsoplysninger, hvis tildeling af støttemidlerne skal ske på baggrund af dit helbred.
Såfremt fonden imødekommer din ansøgning skal fonden tillige have oplyst dine bankoplysninger, såsom navn på pengeinstitut, registreringsnummer samt kontonummer, cpr-nr.
Indgiv klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, såfremt du er utilfreds med den måde, som fonden behandler personoplysninger om dig på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.